En Tu Experto En Excel, nos enorgullece haber desarrollado una solución integral para una empresa de mantenimiento de equipos industriales que necesitaba optimizar la generación de ofertas comerciales. Antes de implementar esta herramienta, el proceso de preparación de una oferta completa requería varios días de trabajo por parte del equipo comercial. Ahora, gracias a nuestra solución, se realiza en tan solo un par de clics.
El Desafío
La empresa contaba con un conjunto de documentos técnicos en Word, cada uno representando la ficha técnica de un equipo industrial, como compresores y calderas. Cuando el equipo comercial preparaba una oferta, necesitaba incluir las fichas técnicas de los equipos presupuestados, además de reflejar cálculos económicos personalizados hechos en Excel. Este proceso manual era laborioso y tomaba mucho tiempo.
La Solución
Desarrollamos una herramienta que integra Excel y Word para automatizar la generación de ofertas. Así es como funciona:
Exportación de Datos desde ODOO: El proceso comienza con una exportación de los datos de la oferta desde ODOO. Esta exportación incluye información del cliente, equipos a incluir y unidades.
Selección de Apartados en Excel: Creamos una pestaña en el Excel que permite al usuario seleccionar los apartados que quiere incluir en la oferta. Los apartados pueden ser: Portada, Información Técnica, Desglose Presupuesto, Capítulos, Legislación, Inclusiones y Exclusiones, Garantía, Plazo de Entrega y Forma de Pago. Cada apartado corresponde a una plantilla predefinida en Word, y el usuario puede decidir si desea incluir o no cada una.
Generación Automática del Documento Word: La herramienta toma las selecciones del usuario y genera un documento Word perfectamente maquetado. Incluye los apartados elegidos y las tablas económicas trasladadas desde Excel, reflejando los cálculos realizados por el equipo comercial.
Documento Final: El resultado es un documento Word profesional, listo para ser enviado al cliente con todos los detalles técnicos y económicos necesarios.
Resultados Clave
Gracias a esta herramienta, el proceso de preparación de ofertas, que antes requería varios días, ahora se completa en cuestión de minutos. Esto ha permitido al equipo comercial de la empresa ahorrar tiempo, reducir errores y dedicar más recursos a otras actividades de alto valor.
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